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法務部廉政署:回首頁

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27、機關檔案點收作業要點

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:108-5-10
  • 資料點閱次數:113
機關檔案點收作業要點(檔案下載)

機關檔案點收作業要點

中華民國九十九年十二月十四日檔案管理局檔徵字第0990009313號函修正

 

一、為統一機關檔案點收作業,提升檔案管理效能,特訂定本要點。

二、各機關歸檔案件以原件為原則;有附件者,每一種以一份為限。

三、歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼:

()依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序編寫頁碼;文件係雙面書寫或列印者,亦同。

()附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文連續為之。

四、歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時,承辦人員應於其媒體或外包裝載明名稱、文(編)號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。但屬附件者,得不載明分類號、保存年限、製作者及製作日期。

五、各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品,不得歸檔:

()現金、有價證券及其他貴重物品。

()司法訴訟有關物證。

()流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。

()易變質而不適長期保存之物品。

    機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,其紙本如無重複歸檔之必要者,得不歸檔。

    以機關名義對內部單位行文,各受文單位辦畢後得不歸檔;機關內部單位間行文,亦同。

    第一項本文所稱辦畢案件,指依文書處理手冊或業務相關規定,完成發文、存查或其他辦結程序之案件。

六、歸檔清單得採書面或電子方式為之,並應記載下列事項:

()文(編)號。

()主旨或事由。

()承辦單位及人員。

()媒體類型及數量。

()附件媒體類型及數量。

()附件抽存續辦者,其名稱及應辦畢日期。

    歸檔案件有書籍型式之附件時,承辦人員應於附件適當位置載明文(編)號。

    第一項歸檔清單格式,由各機關自行訂定。

七、辦畢案件有延後歸檔之必要者,應由承辦人員簽請機關權責長官核准,並知會檔案管理單位。

八、各機關檔案管理單位辦理點收作業,應以案件為單位,詳細核對其內容與數量,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期並簽章,或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之者,得免註記點收日期及簽章。

    歸檔案件有第四點情形者,必要時應請承辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章,始得點收。

九、歸檔案件有第五點第一項但書所定之物品者,應退回承辦單位或文書單位處理。

    歸檔案件有下列情形之一者,應退還承辦單位或文書單位補正:

()案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。

()案件污損、內容不清楚或無法讀取者。

()案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。

()案件文(編)號有誤者。

()案件未填註分類號或保存年限者。

()案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。

()案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。

()樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。

()案件與歸檔清單之登載不符者。

()案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關權責長官核准者。

(十一)案件未依第四點規定載明事項者。

    前項第二款所定情形之補正,應由承辦業務相關人員查明補註蓋章,並經機關權責長官核可後,併同原案歸檔備查。

十、對於應歸檔而未歸檔之案件,各機關檔案管理單位應定期辦理稽催;經稽催仍未辦理者,應簽請機關權責長官處理。

    前項稽催,得採書面或電子方式為之,載明下列事項:

()主旨或事由。

()文(編)號。

()承辦單位及人員。

()稽催日期及應歸檔日期。

    前項載明事項所用格式,由各機關自行訂定。

十一、各機關檔案管理單位應定期列表統計歸檔情形,簽請機關權責長官核閱後,知會各承辦單位。

十二、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其檔案應歸檔情形。

 

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